Czy kiedykolwiek słyszałeś, jak Twój samochód wydaje dźwięk, który podejrzanie brzmi jak usterka? Nawet gdy hałas staje się głośniejszy, odkładasz jego naprawę. Aż pewnego dnia twój samochód się psuje. Uświadomienie sobie, że mogłeś wcześniej uniknąć problemu, uderza cię jak cios w brzuch. Niestety tak samo to wygląda, jeśli chodzi o trudne rozmowy z pracownikami.
Rozpoczęcie prostej rozmowy może być prawdziwą przeszkodą. Niezależnie od tego, czy jest to problem z wydajnością, czy kłótnia pracowników, nadchodzi czas, kiedy liderzy muszą przerwać milczenie. Menedżerom łatwo jest zatrzeć problem pod dywan. Często nie wiedzą, jak poradzić sobie z sytuacją lub emocjonalnymi pracownikami. Ale unikanie tych rozmów może jeszcze pogorszyć sytuację. Im dłużej czekasz, tym bardziej może to wpłynąć na środowisko pracy i produktywność.
Poniżej prezentujemy kilka rad, jak przeprowadzić nieprzyjemne rozmowy tak, aby obie strony wyniosły z tego korzyści:
1. Pokonaj swoje lęki.
Prawda jest taka, że nikt nie lubi konfliktów. Menedżerowie niechętnie angażują się w trudne rozmowy, ponieważ nie są pewni, jak podejść do swoich pracowników. Często liderzy/ki obawiają się, że rozmowa nie pójdzie dobrze, a ich podwładni się zdenerwują. Ta troska jest słuszna. Musisz wziąć pod uwagę, że pracownicy nie zawsze wiedzą, jak ich zachowania wpływają na innych wokół nich lub ogólnie na środowisko. Mogą docenić Twoje zainteresowanie.
2. Odrób swoją pracę domową.
Im lepiej się przygotujesz, tym lepiej spotkanie powinno przebiegać. Nie powinieneś zwracać się do nich wyłącznie na podstawie tylko własnych obserwacji. Musisz przygotować faktyczne dane i przygotować listę widocznych efektów, których wyraźnie wskazują na poprawność Twoich tez. To do Ciebie należy zapewnienie wszystkiego, czego Twoi pracownicy potrzebują, aby odnieść sukces. Ważne jest, abyś był tak samo zaangażowany w ogólne cele swojej firmy, jak Twoi pracownicy. Ważne jest, aby dokumentować konflikty i mieć zasady obowiązujące w określonych sytuacjach. Na przykład, jeśli masz pracownika, który często spóźnia się do pracy, upewnij się, że masz jasną politykę obecności. Trudno jest egzekwować zasady i wytyczne, jeśli nigdy nie zostały one ustalone.
3. Sprawiaj odpowiednie wrażenie.
Ważne jest, aby podczas spotkania nadać ton. Jeśli masz negatywne podejście, Twoi pracownicy są bardziej skłonni do defensywy i kłótni. Nie mów im tylko, co robią źle. Zapewnij im narzędzia i zasoby niezbędne do doskonalenia. Każda sytuacja jest inna. Postaw się na ich miejscu. Jeśli sytuacja na to pozwala, to unikaj języka, który może sugerować karę, takiego jak „spotkanie dyscyplinarne”. Zamień swoje pytania z pozytywnym podejściem, aby otworzyć linie komunikacji i prowadzić dialog coachingowy. Nie chcesz, aby Twoi pracownicy czuli się, jakby postawiono ich w sądzie. Spraw, aby Twoja rozmowa była otwartym dialogiem ze sprawdzonymi faktami i danymi, które mają wam pomóc wspólnie rozwiązać zaistniałe problemy.
4. Zostaw swoje emocje za drzwiami.
Takie spotkania mogą łatwo stać się bardzo emocjonalne, a to nie o to chodzi. Spotkaliście się by rozwiązać faktyczne problemy, a nie wyładować uczucia. Obie strony powinny dołożyć wszelkich starań, aby utrzymać własne uczucia w ryzach. Twoje spotkania muszą zawsze opierać się na faktach. Unikaj mówienia „jestem rozczarowany” lub „czuję”. W ten sposób dodaje się tylko nacechowane emocjonalne elementy do rozmowy. Jeśli poziom emocji u którejkolwiek ze stron wzrośnie, wstrzymaj spotkanie i poproś o przełożenie. Bardzo ważne jest ostrożne poruszanie się w takich sytuacjach, bo efekty źle przeprowadzonych rozmów mogą odbić się na całej firmie.
5. Znajdź bezpieczne miejsce do rozmowy.
Identyfikując cel spotkania, możesz wybrać odpowiednie miejsce do przeprowadzenia dialogu. Dajesz sobie w ten sposób możliwość, by nadać pasujący ton spotkaniu. W zależności od sytuacji Twoje biuro jest zazwyczaj dobrym miejscem. W przypadku mniej napiętej sytuacji, możesz porozmawiać przy filiżance kawy lub lunchu. Wybranie miejsca poza firmą sprawi, że pracownicy poczują się spięci, łatwiej będzie im się rozluźnić. Jednak spotkanie poza siedzibą może nie być odpowiednie lub nie być dobrze zinterpretowane. To zależy od polityki firmy. W każdym razie wybierz bezpieczne środowisko, w którym wszyscy poczują się komfortowo.
6. Czy mogę kogoś ze sobą wziąć?
Jeśli sprawa jest poważna, to prawie zawsze powinieneś znaleźć mediatora, który będzie obecny. Szczególnie jest to ważne, jeśli chodzi o radzenie sobie z naruszeniami polityki, problemami behawioralnymi lub wszystkim, co może wymagać dyscyplinarnej interakcji coachingowej. Osoba ta powinna mieć neutralny stosunek do obu stron. Przykładowo może to być Twój przedstawiciel HR. Jeśli ta osoba jest niedostępna, rozważ skorzystanie z innego menedżera zespołu. Nigdy nie angażuj innego pracownika. Twoja osoba trzecia powinna zostać poinformowana o sytuacji, aby upewnić się, że oboje jasno określicie swoje role i obowiązki podczas spotkania.
7. Bądź konsekwentny.
Prowadź ten sam dialog z każdym, kto się poślizgnie. Nie chcesz sprawiać wrażenia, że czepiasz się określonej grupy lub osoby. Przy odpowiednim przygotowaniu powinieneś być w stanie odwołać się do faktów, aby wyjaśnić, dlaczego masz spotkanie. Zapobiegnie to wszelkim obawom, jakie Twoi pracownicy mogą mieć w związku z spotkaniem
8. Zachowaj poufność.
Chcesz być jak najbardziej sprawiedliwy podczas rozwiązywania konfliktów między pracownikami. Pracownicy, którzy nie są zaangażowani, nie powinni być świadomi sytuacji. W zależności od sprawy może być konieczne by zaangażować kolejne osoby, ale postaraj się by było to niezbędne minimum. Zostaw to ogólne, aby chronić wszystkich zaangażowanych. W tych sytuacjach zawsze są trzy strony: pracownik, który złożył skargę, pracownik, na który się złożył skarga i osoba, która obserwuje tę sprawę z boku.
9. Monitoruj sytuację.
Gdy po rozmowie sytuacja zacznie się poprawiać przeprowadź z zaangażowanymi pracownikami nieformalną, krótką dyskusję o tym co się zmieniło. Okaż wsparcie i zainteresowanie. Zapytaj, czy chcą się wybrać na spacer po kawę lub wodę. Możne na papierosa. Bądź człowiekiem. To zademonstruje, że jesteś tam, aby nadal wspierać pracownika nawet po rozwiązaniu
Szacunek wobec pracowników jest podstawą uczciwej i efektywnej praktyki zarządzania. Relacja między pracodawcami a pracownikami może być różna: formalna, nieformalna, chłodna, ciepła. Jednak kiedy okazujesz szacunek swoim pracownikom i się nimi interesujesz, możesz oczekiwać pozytywnych rezultatów.
