Czynniki wpływające na efektywność pracy
Każdy z nas chciałby, aby jego praca miała sens i była postrzegana przez innych pracowników i przełożonych jako wartościowa sama w sobie i jednocześnie warta wykonywania. Taka praca zaspokaja potrzebę rozwoju pracownika, a także tworzy wartość dla innych grup np. klientów, czy też społeczeństwa. Kluczową kwestią jest również to, aby praca była uznawana za efektywną.
Efektywność, czyli zdolność do wykonania jak największej pracy przy jak najmniejszych nakładach jest niezmiernie ważna i przekłada się na produktywność, czyli na to, ile firma zyskuje dzięki pracy podwładnego.
W dzisiejszych czasach powstaje coraz to więcej nowych stanowisk pracy i firmy się rozwijają. Jednakże ze względu na wysokie koszty utrzymania pracodawcy chcieliby, aby ich zespoły pracowały możliwie jak wydajnie i coraz częściej zastanawiają się nad zwiększeniem efektywności pracy swoich zespołów. Dlatego też należy przyjrzeć się czynnikom wpływającym na efektywność pracy i przemyśleć, jakie działania należy podjąć, aby poprawić wydajność!
Dlaczego poprawa efektywności pracy nie zawsze jest możliwa?
Spadek efektywności pracowników to dosyć częste zjawisko, które ma swoje przyczyny. Najczęściej należą do nich wypalenie zawodowe i poczucie bezużyteczności własnej pracy. Kolejnym składowym elementem, który wpływa na brak poprawy efektywności pracy, a nawet na jej spadek jest niedocenienie pracownika. Osoby, które nie są nagradzane i chwalone za swoją ciężką pracę, znacznie bardziej tracą swoją motywację do pracy, niż osoby, które są regularnie doceniane. Niezmiernie ważne jest zatem to, żeby Twój zespół miał świadomość, że w przypadku doskonałego wykonywania pracy, czeka go adekwatne wynagrodzenie.
Wydajność pracy na pewno też nie wzrośnie, gdy pracownik nie będzie znał celu i misji, która stoi za projektem, nad którym pracuje. Kluczową kwestią jest zatem zadbanie o klarowność sytuacji– tak aby wizja codziennej pracy na rzecz danej organizacji niosła za sobą jasną wizję na przyszłość. Do zwiększenia efektywności pracy nie dojdzie także w sytuacjach, gdy pracownik nie będzie miał od Ciebie żadnych informacji zwrotnych na temat wykonanych przez niego zadań. Nawet najbardziej zmotywowany pracownik będzie sfrustrowany, gdy nie otrzyma zysków adekwatnych do wykonanej pracy. Może to doprowadzić do szybkiego wypalenia zawodowego i do spadku efektywności.
Musisz pamiętać także o tym, że pracownik, który otrzymuje wysokie wynagrodzenie i pracuje w przyjaznym środowisku, ale u którego tzw. work life balance praktycznie nie funkcjonuje, bo szef wymaga od niego ciągłej dyspozycyjności i długich nadgodzin – szybko się wypali, w efekcie stanie się mniej wydajny, a finalnie być może nawet zrezygnuje z pracy. Wynagrodzenie to nie wszystko i nie powinno stanowić kluczowego czynnika wpływającego na efektywność pracy.
Niewłaściwe warunki biurowe jako jedne z czynników wpływających na efektywność pracy
Oprócz wymienionych w poprzedniej części pozycji- na efektywność pracy wpływa wiele czynników biurowych, które również mają kluczowe znaczenie w procesie poprawy wydajności.
Do podstawowych warunków biurowych, które będą hamować zwiększenie efektywności pracy można zaliczyć:
- oświetlenie miejsca pracy i kolorystykę,
- warunki mikroklimatyczne,
- warunki akustyczne (hałas i wibracje),
- czystość i estetykę pomieszczenia,
- sprawność obsługi stanowiska pracy.
To tylko kilka czynników wpływających na efektywność pracy. Każda osoba jest inna i w różny sposób będzie reagować na otaczające środowisko.
Zwiększenie efektywności pracy podwładnych- od czego zacząć?
Skoro już wiadomo, co wpływa na efektywność pracy Twojego zespołu, warto teraz zastanowić się nad tym, jak te warunki poprawić i co można zrobić, aby podwładni byli bardziej wydajni.
Przede wszystkim kluczowej jest tutaj inwestowanie w swoich ludzi. Jeśli zaczniesz od oferowania korzyści, których szukają, pracownicy będą więcej powodów by nie szukać nowej pracy. Zwiększy to ich poziom zaangażowania, a co za tym idzie, ich produktywność. Jeżeli pracownik nie czuje się dowartościowany i szuka nowej pracy- nie wpływa to korzystnie na jego efektywność. Motywuj swoich pracowników do działania- wyznaczaj nagrody i pochwały.
Kiedy Twoi pracownicy czują się bezpiecznie w swojej pracy, środowisko pracy jest wolne od napięć i poprawia się wydajność. Zadbaj więc o odpowiednią atmosferę
Ważne jest również pokazanie zespołowi, że czasem istnieją obszary do poprawy i jest to całkowicie normalne. Współpracuj z ludźmi, aby upewnić się, że te obszary są w ciągłym rozwoju i utrzymuj otwarty kanał komunikacji. Ludzie potrzebują jasnych komunikatów.
Jeśli wyznaczysz niemożliwe cele, produktywność Twoich pracowników zawsze będzie niska. Wyznaczaj osiągalne cele i śledź je, aby upewnić się, że są one osiągane. Dopasuj wyznaczane cele do kompetencji i umiejętności danych osób. Trzymaj się polityki stosowania ciągłego doskonalenia.
Jak stworzyć odpowiedni system motywacyjny?
Jak już wiadomo, motywacja to jeden z kluczowych czynników, które przyczyniają się do poprawy efektywność pracy. Warto więc zatem opracować odpowiedni system motywacyjny w firmie. Jakie elementy można wziąć pod uwagę? Wbrew pozorom, dobrą motywacją nie jest tylko podniesienie podstawy wynagrodzenia. Na zwiększenie efektywności pracy może wpłynąć:
• elastyczny czas pracy,
• szkolenia poszerzające kompetencje zawodowe,
• możliwość pracy zdalnej– całościowo lub częściowo,
• dobre warunki środowiska pracy– miejsce do wypoczynku, pokój z grami, pokój relaksu,
• prywatne ubezpieczenie zdrowotne,
• działania budujące więzi między pracownikami (spotkania integracyjne, eventy, przeciwdziałanie złej atmosferze w pracy, mobbingowi, dyskryminacji),
• kursy językowe,
• system rekrutacji wewnętrznej, umożliwiający rozwój kariery w strukturach firmy,
• promocja zdrowego trybu życia (karnety sportowe, zajęcia z jogi),
Ważną kwestią jest także odpowiedni wymiar pracy. Przykładowe skrócenie wymiaru czasu pracy lub przyznanie podwładnym np. dodatkowej przerwy na załatwienie prywatnych spraw może przynieść dobre efekty. Pracownicy, którzy pracują przez krótszy okres, zwiększą efektywność swojej pracy.
Od niedawna modne staje się także wprowadzanie w pracy krótkiej przerwy na drzemki regeneracyjne, które również mogą przyczynić się do znacznej poprawy efektywności pracy. Według badań, wśród osób, które przynajmniej trzy razy w tygodniu ucinają sobie półgodzinną drzemkę, ryzyko śmierci z powodu zawału lub innych problemów z sercem jest o blisko 40 % niższe niż u tych, którzy na drzemki sobie nie pozwalali.
Jak odciążyć pracowników z niepotrzebnych zadań i sprawić, by byli bardziej wydajni?
Bardzo często pracownicy nie są efektywni, ponieważ mają zbyt wiele zadań, które ich przeciążają. Co zatem zrobić, aby lepiej wykorzystywać potencjał swoich pracowników i nie wyznaczać im zbyt dużej ilości zleceń?
Przede wszystkim wyeliminuj niepotrzebne spotkania– zamiast organizować zebranie dotyczące aktualizacji statusu projektu – wyślij maila/raport, zajmie to mniej czasu i sprawi, że pracownicy będą mogli się skupić na swojej pracy. Jeżeli spotkanie jest konieczne, najpierw ustal jego plan i formę, upewnij się, że każda z osób wnosi coś cennego do danego spotkania. Pamiętaj, aby zaprosić tylko te osoby, które są niezbędne, by omówić dany temat.
Skorzystaj z narzędzia monitorującego czas pracy i przeprowadzaj rozmowy z pracownikami, omawiając ich tryb pracy. Postarajcie się wspólnie zauważyć mocne i słabe strony stylu pracy danego pracownika. Niech rozmowa odbędzie się w atmosferze bezpieczeństwa i służy poprawie warunków pracy, a nie kontroli wydajności pracownika. Bieżące rozmowy i dawanie feedbacków jest bardzo ważne i pozwala w reagować stosunkowo szybko, gdy dojdzie do jakichś problemów. Jasno określaj priorytety zadań.Kontroluj liczbę nadgodzin swoich pracowników na bieżąco- przeprowadź rozmowy z osobami, które pracują zbyt wiele godzin, by dowiedzieć się, co jest tego przyczyną. Być może pracownik się nie wyrabia i potrzebuje Twojego wsparcia i przeniesienia części zadań na inną osobę.
