Chce Cię zrozumieć — jak efektywnie się komunikować?
Komunikacja stanowi nieodłączny element naszego życia. Mimo iż myślimy, że jako dzieci nauczyliśmy się mówić, niekoniecznie potrafimy się komunikować. Skuteczna komunikacja polega na poprawnym interpretowaniu komunikatów nadawcy przez odbiorcę. Zdarza się jednak, że druga strona odbierze nasze słowa w sposób niewłaściwy i może nastąpić nieporozumienie. Jak poprawić komunikację, aby stała się jasna dla każdej strony?
Jak wygląda komunikacja?
Słysząc słowo ,,komunikacja” każdy z nas bez problemu potrafi wyjaśnić, czym ona jest. Nie każdy jednak zna jej elementy. Na komunikację składają się:
- Uczestnicy — nadawcy, którzy formułują komunikat, oraz odbiorcy, którzy komunikat interpretują
- Komunikat — przekaz kierowany od nadawcy do odbiorcy
- Kontekst — warunki, w jakich odbywa się komunikacja
- Kanał — droga i środek transportu komunikatu od nadawcy do odbiorcy
- Sprzężenie zwrotne — reakcja odbiorcy na komunikat po jego odkodowaniu
- Szumy — zakłócenia przekazu
W praktyce porozumiewanie się jest o wiele bardziej skomplikowane, a w jego skład wchodzą bariery komunikacyjne (np.szumy), które utrudniają lub uniemożliwiają efektywne porozumiewanie. Trudności mogą wynikać z czynników fizycznych i psychologicznych. Do czynników fizycznych zalicza się: pośpiech, hałas, niekorzystne warunki atmosferyczne, niewyraźną mowę. Do drugiej grupy należą choroby psychiczne i różnego rodzaju mechanizmy obronne.
Rodzaje komunikacji
Na komunikację składają się nie tylko słowa, ale również gesty. Możemy więc wyróżnić komunikację werbalną i niewerbalną.
- Komunikacja werbalna
Ten rodzaj komunikacji opiera się na przekazie słownym. Wykorzystujemy go w rozmowie z drugą osobą, pisząc wiadomości, czytając książki lub słuchając radia. Przekaz ten mimo całego bogactwa językowego jest mało precyzyjny, ponieważ jak wiadomo, wypowiadane zdania można interpretować na różne sposoby. Zdanie ,,Piękna pogoda!” może być sarkastyczne bądź pełne zachwytu, w zależności od intencji nadawcy oraz komunikacji niewerbalnej.
- Komunikacja niewerbalna
Mowa niewerbalna wyraża nasze emocje i nastrój. Rozmówca za pomocą uważnej obserwacji jest w stanie uzyskać cenne informacje na nasz temat, związane m.in. z pewnością siebie, szczerością i samopoczuciem.
Dzięki temu mamy możliwość wpływu na proces rozmowy, co umożliwia nam dostosowanie się do naszego rozmówcy. Do komunikacji niewerbalnej zaliczamy:
- gesty,
- mimikę twarzy,
- dystans fizyczny,
- wygląd fizyczny,
- postawę ciała, ruchy,
- kontakt wzrokowy,
- dotyk,
Który rodzaj komunikacji jest ważniejszy? Cóż… 55% naszego komunikatu stanowi język ciała, 38% – ton głosu, a słowa – pozostałe 7%. Istotniejsza może się okazać komunikacja niewerbalna, która jest szczególnie znacząca zwłaszcza wtedy, gdy komunikacja przy użyciu słowa jest utrudniona lub wręcz niemożliwa.
Jak efektywnie się komunikować?
- Aktywne słuchanie
Podczas rozmowy warto okazywać rozmówcy zainteresowanie oraz powstrzymywanie się od własnych sądów. Niegrzecznie jest wchodzić komuś w zdanie. Należy najpierw wysłuchać a później wyrazić swoją opinię.
- ,,Krótko i na temat”
Dobra komunikacja w zespole to ta oparta na jasnym przekazie. Czasami zdarza się, że pracownicy nie są pewni, ale nie dopytują, dlatego to manager powinien upewnić się, czy informacje, które przekazał zespołowi, są dla niego jasne, konkretne i zrozumiałe. Jasny przekaz znacznie przyspiesza i ułatwia pracę.
- Feedback
Istotne jest, aby przełożony dawał odpowiedź po każdym wykonanym zadaniu. Konstruktywny feedback jest niezwykle ważny, ponieważ pracownik wie, co powinien poprawić, a co wykonał prawidłowo.
- Komunikacja niewerbalna
Ważne jest zachowywanie otwartej i pewnej postawy. Nie spuszczaj wzroku, czy głowy, nie krzyżuj rąk lub nóg, jeśli musisz stać, pamiętaj o lekkim rozstawieniu nóg, co nada twojej posturze pewności siebie.
Najbardziej efektywne sposoby komunikacji:
- Zatrudnienie specjalistów ds. komunikacji — pomagają oni zidentyfikować informacje, dostarczyć je w odpowiedni sposób do docelowych odbiorców i uzyskać od nich informacje zwrotne;
- Określenie i wprowadzenie pozytywnych zmian — jest to traktowane jako swoistego rodzaju ,,nagroda” za postęp zespołu
- Metoda ,,twarzą w twarz” – gdy chcemy zakomunikować coś danej osobie, zróbmy to na osobności, a nie w obecności całego zespołu
- Struktury partycypacyjne — warto organizować spotkania o charakterze dyskusyjnym, aby zapewnić pracownikom miejsce do wypowiedzi
- Tworzenie nowych nośników komunikacji — np. fora dyskusyjne
Warto nabyć umiejętność skutecznego porozumiewania się, ponieważ jest to bardzo ważne z perspektywy naszego rozwoju. Pomaga bowiem budować pozytywne kontakty z innymi, unikać konfliktów, a także zwiększać skuteczność stosowanej przez siebie perswazji. Kluczem do wypracowania tej umiejętności, jest praktykowanie.
