14 wskazówek jak wybrać Program Corporate Wellbeing dla Twojej firmy

Programy Wellbeing dla pracowników: przewodnik dla kupujących. Na co zwrócić uwagę i o co zapytać?

Podjąłeś/podjęłaś słuszną decyzję, a Twoja firma jest gotowa, aby stworzyć zdrowsze, bardziej produktywne i przyjazne środowisko zawodowe dla Twoich pracowników. Rzetelny i świadomie wybrany program Wellbeing znacząco poprawi samopoczucie i zdrowie wszystkich zatrudnionych oraz zapewni lepsze wyniki Twojej organizacji. Gratulacje!

Teraz najtrudniejsza część – wybór dostawcy usług zapewniających dobre samopoczucie, który zapewni wyniki potrzebne Twojej firmie.

Podczas wyboru dostawcy jest wiele czynników, na które warto zwrócić uwagę – np. Czy zastosowane są najnowsze programy, jaka jest filozofia motywacyjna oraz wewnętrzna obsługa klienta, która może zaprojektować program spełniający cele Twojej organizacji.

W tym przewodniku omówiono najważniejsze pytania, które należy zadać przedstawicielowi oraz wszystkie czynniki warte wzięcia pod uwagę, aby mieć pewność, że wybierasz najlepszego partnera w zakresie wellbeing pracowników dla swojej organizacji.

Program Wellbeing dla firm – podstawa Twojej strategii

Programy korporacyjne Wellbeing są skuteczne ze względu na swoją elastyczność i rozległość. Kompleksowe programy upraszczają proces projektowania, opracowywania, wdrażania i zarządzania różnymi aspektami poprawy dobrostanu. Ich zadaniem jest zebranie większości usług oferowanych pracownikom przez pracodawcę w jednej, łatwej do obsługi  przestrzeni. Optymalnie dobrane narzędzia pozwalają na indywidualne podejście do pracownika w dążeniu do lepszego zdrowia.

Nowoczesne, skalowalne programy korporacyjne Wellbeing łączą w sobie zintegrowane doświadczenie, które obejmuje oceny stanu zdrowia, badania biometryczne, różnorodne i bieżące wyzwania, śledzenie celów i postępów, coaching zdrowotny oraz zarządzanie zachętami i nagrodami. Integrują się z usługami stron trzecich i synchronizują z nowymi technologiami zdrowotnymi, takimi jak smartfony, smartwatche oraz inne urządzenia monitorujące i wspomagające zmiany nawyków.

Programy mogą być dostarczane wraz z bogatymi systemami zarządzania treścią, które promują najświeższe wiadomości i publikują ukierunkowane i dostosowane treści zdrowotne obejmujące szereg tematów. Wspierają także projekty motywacyjne każdego pracodawcy, efektywnie zarządzając realizacją nagród po wykonaniu określonych zadań lub osiągnięciu określonych celów.

Pracodawcy zatrudniający pracowników na całym świecie robią to we wszystkich językach, którymi posługują się pracownicy. Spostrzeżenia zbierane przez programy wellbeing od użytkowników ujawniają zainteresowania, udział priorytetów i zmiany w zachowaniu, a ich modułowy charakter pozwala pracodawcom dostosowywać się i rozszerzać programy w czasie w ramach aktualnych potrzeb i priorytetów.

Platformy służą jako codzienne miejsce docelowe. To centrum dobrego samopoczucia, które wspiera zdrowe codzienne czynności, dając pracownikom niezliczone powody do powrotu – czy to przegląd swoich wyników, ustalenie lub śledzenie postępów w realizacji celu, wykonanie quizu na temat radzenia sobie ze stresem czy zmotywowanie współpracowników za pomocą wirtualnej piątki lub zdrowej rywalizacji. Umów się na spotkanie z trenerem zdrowia czy odbierz swoją nagrodę –  stwórz wyjątkowe, spersonalizowane doświadczenie.

Platformy dobrostanu ułatwiają interakcje zorientowane na użytkownika, więc pracownicy zaczynają od miejsca, w którym się znajdują, i udają się tam, gdzie chcą. Uwzględniają wyjątkowe zainteresowania pracownika i jego potrzeby zdrowotne. Wykorzystują zebrane przez siebie dane, by inteligentnie dostosować program i przyśpieszyć osiągnięcie dobrego samopoczucia.

Rozdawaj nagrody. 

Platformy dostosowują i zarządzają zachętami oraz nagrodami – wewnętrznymi i zewnętrznymi – w oparciu o zainteresowania pracowników, stan zdrowia, profil ryzyka, uczestnictwo, wykorzystanie platformy oraz jej narzędzi i usług.

Dostarczaj spostrzeżeń. 

Dane, które platformy pobierają z ocen ryzyka zdrowotnego, danych biometrycznych, urządzeń monitorujących ( np. smartwatch) i innych źródeł, pozwalają na pełniejsze zrozumienie każdego pracownika, umożliwiając bardziej ukierunkowaną promocję usług i treści. Zagregowane dane analityczne i raporty, które otrzymują pracodawcy, ujawniają wyniki programu, zapewniając niezbędny kierunek zmian strategicznych w projekcie programu.

Uprość komunikację i dostawę. 

Platformy zapewniają również skalowalne możliwości komunikacyjne, łatwo integrując narzędzia, działania, wydarzenia, ogłoszenia i usługi od różnych dostawców, dzięki czemu inteligentnie „rozmawiają” ze sobą i pracodawcą, jednocześnie dostarczając pracownikom najważniejsze informacje.

Platformy wykonują herkulesowe zadanie, przez co kryteria wyboru dostawców mają kluczowe znaczenie.

Porównywanie dostawców: 14 rzeczy, na które należy zwrócić uwagę. Te pytania posłużą jako przewodnik, który ułatwi Ci podjęcie najlepszej decyzji.

1. Udowodniona skuteczność – na co zwrócić uwagę 

Podstawową kwestią jest, czy program Wellbeing dla firm zapewnia to, o czym mówi. Twoim celem może być redukcja kosztów opieki zdrowotnej, szerokie zaangażowanie pracowników lub zmiana konkretnego zachowania. Wyodrębnij swoje główne oczekiwania względem programu. Następnie zapytaj każdego dostawcę o wyniki rozwiązania i sposób ich określania. 

O co zapytać:

• Przedstaw badania i metodologie stanowiące podstawę Twojego podejścia. Sposób w jaki zmiana stylu życia/zachowania jest wbudowana w Twoje rozwiązanie. Uwzględnij także informacje o partnerach i ekspertach, takich jak osoby, które mogłyby zaprojektować ocenę ryzyka zdrowotnego, opracować strategię aplikacji mobilnej, świadczyć usługi coachingowe lub pomóc w ocenie wpływu programu. 
• W jaki sposób Twoje rozwiązanie w zakresie poprawy dobrostanu przynosi pracodawcom oraz pracownikom korzyści? Uwzględnij dowolne badanie wykazujące skuteczność Twojego programu.

2. Komponenty Program Wellbeing Corporate

Co zawiera program i czy jest to zgodne z Twoimi celami? Przejrzyj program, aby zobaczyć, jak wspiera wszystkie aspekty poprawy dobrostanu – fizyczne, społeczne, psychiczne i wszystkie inne, które są ważne dla Twojej organizacji. Następnie rozważ swoje długoterminowe cele i oceń dostawcę na podstawie jego zdolności do dostarczenia rozwiązania, które odpowiada unikalnym potrzebom Twojej firmy. 

O co zapytać:

• Przedstaw podsumowanie dostarczanych komponentów programu, w tym dostawców lub firm zewnętrznych, które je dostarczają. 
• Przedstaw swoje podejście do tworzenia nowych treści, programów i partnerstw oraz ich częstotliwość. 
• Opisz możliwości społecznościowe i wyzwania swojego programu, w tym typy wyzwań, które obsługujesz, szablony i niestandardowe opcje, sposób komunikowania się z członkami “grup zdrowia”, raportowanie

3. Usługi 

Program Wellbeing (Corporate) powinien nie tylko umożliwiać skalowanie programu wśród pracowników, ale także zapewniać punkty styku o dużym wpływie. Mikrocoaching, czy czat na żywo mogą być iskrą potrzebną do zainspirowania zdrowych zmian i uzyskania wyników, które odmienią życie pracowników. Dostęp do nich bezpośrednio w programie może pomóc ożywić Twoje programy i zwiększyć zaangażowanie. 

O co zapytać: 

• Opisz, w jaki sposób dostosowujesz działania do konkretnego użytkownika, aby odzwierciedlał markę naszej firmy i uwzględniał nasz przekaz, a co najważniejsze maksymalizował zaangażowanie. 
• Opisz jakie funkcje będą dostępne dla poszczególnych grup pracowników, nakreśl co wymaga naszego zaangażowania. 

4. Elastyczność i dostosowywanie

Sprawdź w jaki sposób każdy potencjalny dostawca może dostosować swój Program – od treści i interfejsu użytkownika po usługi i zasoby. Chcesz wiedzieć, czy dostosowanie ogranicza się do dodania logo do programu, czy też możesz opracowywać nowe treści i wyzwania oraz w całości personalizować program. 

O co zapytać: 

• Opisz w jaki sposób dostosowujesz interfejs użytkownika, aby odzwierciedlał markę naszej firmy i uwzględniał nasz przekaz. • Opisz co wiąże się z aktualizacją funkcji dostępnych dla pracowników, nakreśl co wymaga naszego zaangażowania.

5. Integracja

Posiadanie centralnej strony www Programu Corporate Wellbeing zwiększa wykorzystanie i udostępnia pracownikom więcej możliwości. Dokładnie sprawdź, jak łatwy (lub trudny) jest dostęp do wszystkich usług i treści. Sprawdź również, czy dostawca oferuje raportowanie, łącząc wątki danych w celu uzyskania większego, dokładniejszego obrazu. 

O co zapytać:

• Wymień doświadczenie swojej firmy w zakresie koordynacji programu oraz treści online i bibliotek (usługi, które możesz chcieć zintegrować w programie – partnerzy, tacy jak EAP, zarządzanie chorobami, dostawcy ocen ryzyka zdrowotnego, badania przesiewowe, rzucenie palenia, plany zdrowotne, dobrowolne świadczenia itp.). 
• Przedstaw swoje podejście i ograniczenia związane z wykorzystaniem danych od naszych innych dostawców z Twoim programem. 

6. Raportowanie 

Chcesz regularnie wiedzieć, w jaki sposób Twoi pracownicy korzystają z programu. Jak często wracają na strony programu i przez jaki czas są zaangażowani? Co ich najbardziej pociąga? Będziesz także chciał oddzielić warstwy, aby zrozumieć w jaki sposób określone grupy pracowników korzystają z programu i jaki jest profil dobrego samopoczucia Twoich pracowników.

O co zapytać: 

• Opisz standardowe raporty dostępne dla nas i naszych pracowników, w tym zawarte treści, metodę dostarczania, częstotliwość, dane w czasie rzeczywistym i dane opóźnione, możliwość porównywania wyników na przestrzeni lat itp. 
• Opisz zdolność do dostarczania raportów ilustrujących pozytywny wpływ programu na zdrowie. 

7. Interfejs użytkownika i doświadczenie 

Pożądane rezultaty zależą od częstego korzystania z programu przez pracowników, co sprawia, że wymagany jest dobrze zaprojektowany interfejs użytkownika i ścieżka doświadczenia użytkownika. Szukasz intuicyjnej nawigacji, spójnego traktowania i przejrzystej hierarchii wizualnej, aby pracownicy wiedzieli, gdzie łatwo i sprawnie znaleźć to, czego potrzebują. Równie ważnym jest, aby program wskazywał pracownikom, co chcesz, aby widzieli i robili. Potrzebujesz programu, który jest zoptymalizowany pod kątem działania i dobrego wyglądu na urządzeniach mobilnych, dzięki czemu pracownicy mogą uzyskiwać dostęp do informacji oraz korzystać z nich w dowolnym czasie i miejscu. 

O co zapytać:

• Wyjaśnij, jakich taktyk używasz, aby zaprojektować program z myślą o użytkowniku końcowym i ulepszyć swój produkt.

8. Zaangażowanie

Najlepsze programy korporacyjne wellbeing potrafią już po kilku tygodniach osiągnąć miesięczne zaangażowanie na poziomie łącznej ilości pracowników i utrzymywać je przez cały czas trwania programu. Ciągłość korzystania z programu jest kluczowym wskaźnikiem podczas oceny jego wydajności. Jaki odsetek użytkowników regularnie wchodzi w interakcję z programem, jego treściami oraz promowanymi działaniami i narzędziami? Czy obecni użytkownicy po pewnym czasie nudzą się programem oraz czy przyciągani są nowi? Jak szerokie jest zaangażowanie każdego użytkownika? Idealnie byłoby, gdyby użytkownicy codziennie wracali do funkcji platformy dzięki czemu utrzymali by zdrowe nawyki, które wpłyną na długoterminową zmianę zachowania.

 O co zapytać: 

• Jak definiujecie i mierzycie „zaangażowanie” w programie w porównaniu z „partycypacją”? 
• Ile razy każdego dnia, tygodnia i miesiąca Twoi członkowie wchodzą w interakcję z Twoim programem? 
• Jak utrzymujesz zaangażowanie członków w program? 
• Zilustruj jak dostosowujesz to doświadczenie dla poszczególnych pracowników, opisując trzy oddzielne scenariusze pracownicze. 

9. Globalny zasięg

Jeśli Twoja firma jest globalna, możesz rozszerzyć część – jeśli nie całość – swojej inicjatywy na rzecz dobrostanu pracowników na całym świecie. Postaraj się zrozumieć, jak dobrze każdy dostawca jest zorientowany w obsłudze pracowników w skali światowej. Poszukaj dostawcy, który ma doświadczenie w globalnych wdrożeniach i dostosowywaniu do wymagań kulturowych, językowych i prawnych. 

O co zapytać: 

• Opisz swoje doświadczenie w pracy z międzynarodowymi firmami, w tym liczbę firm z którymi współpracujesz w każdym kraju. 
• Opisz w jaki sposób wspierasz międzynarodowe populacje i dostosowujesz się do lokalnej kultury, przepisów, wymagań dotyczących wynagrodzenia i prawa pracy. 
• W jakich krajach masz biura obsługujące lokalne społeczności? 
• W jakich językach dostępna jest Twoja platforma i komunikacja w programie oraz w jakich językach zapewniona jest pomoc techniczna?

10. Wsparcie promocyjne

Marketing i promocja odgrywają kluczową rolę we wzbudzaniu zainteresowania oraz utrzymywaniu go. Zapoznaj się z poziomem wsparcia marketingowego każdego dostawcy. Chcesz się przekonać, czy dostawca dostarcza tylko materiały promocyjne, czy też zapewnia ciągłe wsparcie komunikacyjne i marketingowe w celu zapewnienia trwałego zaangażowania i zmiany zachowań. Określ także możliwość dostosowywania materiałów, komunikatów, tożsamości graficznej i kanałów do odbiorców. 

O co zapytać: 

• Opisz swoją strategię komunikacyjną, aby powiadomić kwalifikujących się członków i zaangażować ich w program dotyczący dobrego samopoczucia. Przedstaw jaki masz plan przed jego uruchomieniem, a następnie na bieżąco, aby zwiększyć zaangażowanie. 
• Opisz jak możesz dostosować komunikację z naszą marką, przekazem i odbiorcami. 
• Opisz wewnętrzny zespół, który zarządza komunikacją. 
• W jaki sposób zapewniasz komunikację osobom przebywającym głównie poza siedzibą firmy? 

11. Wdrożenie i wsparcie

Twoje potrzeby w zakresie obsługi klienta będą się różnić od potrzeb Twoich pracowników. Wszyscy zasługują na szybkie i dokładne rozwiązanie każdego problemu. Sprawdź, czy dostawca dostosowuje zespół, który będzie Cię wspierał podczas wdrażania programu i na bieżąco dostosowywał się do twoich potrzeb – czy ten zespół rozumie założone cele i działa jako Twój pojedynczy punkt kontaktu? W przypadku pracowników sprawdź, czy mogą znaleźć odpowiedzi online oraz czy dostępna jest stała pomoc konsultantów. 

O co zapytać: 

• Opisz wewnętrzny zespół, który zarządza wdrażaniem naszego programu. Czy zostanie przydzielony wyznaczony Manager Programu? 
• Czy po wdrożeniu, do naszego konta zostanie przypisany opiekun, który na co dzień za nie odpowiada? 
• Jak mierzysz zadowolenie klientów i użytkowników z programu? Udostępnij swoje oceny. 
• Opisz swoje standardy usług i gwarancje poziomu usług. 
• Opisz obsługę klienta dla pracowników i ich rodzin. Czy Twoje centrum obsługi klienta ma personel i jest zarządzane na miejscu? Jakie zasoby są dostępne online i offline? W jaki sposób traktuje się potrzeby pracowników? 
• Jak radzisz sobie z personelem obsługi klienta podczas początkowej rejestracji, corocznej rejestracji i w innych godzinach szczytu? 

12. Technologia i bezpieczeństwo

Chcesz mieć pewność, że dostawca świadczy niezawodne usługi i jest przygotowany na wszelkie zakłócenia technologiczne. Równie ważne jest podejście do ochrony danych i naruszeń bezpieczeństwa. 

O co zapytać: 

• Jaki jest czas pracy Twojego systemu? 
• Jak radzisz sobie z koniecznymi przestojami związanymi z konserwacją lub aktualizacjami? 
• Opisz swój plan odtwarzania po awarii / ciągłości biznesowej. 
• Kto ma dostęp do naszych danych? 
• Jakie polityki mają na celu ich ochronę? (np. RODO, ISO itp.).

13. Doświadczenie i stabilność

Przejrzyj liczbę klientów reprezentowanych przez Twojego potencjalnego dostawcę i wskaźnik odnowień. Poznaj doświadczenie, stabilność i przewidywany rozwój swojego potencjalnego partnera. Poszukaj również dostawcy, który pracował z podmiotami o podobnym rozmiarze co Twoja firma, pod względem populacji pracowników i obecności na arenie międzynarodowej. 

O co zapytać: 

• Przedstaw krótką historię usług świadczonych przez Twoją firmę, szczególnie w zakresie zarządzania programem dobrostanu pracowników. 
• Od jak dawna Twoja firma zapewnia programy poprawiające samopoczucie pracowników? • Jaki procent Twojego rocznego dochodu jest generowany przez programy na rzecz poprawy dobrostanu pracowników? 
• Dla ilu pracodawców oferujecie obecnie program dobrostanu? Wyszczególnij ich rozmiar, branżę i częstotliwość odnawiania. 
• Ile osób obecnie uczestniczy w tych programach dobrostanu? 
• Dostarcz pięć referencji o podobnej wielkości, które są klientami przez co najmniej dwa lata. 

14. Ceny

Porównywanie dostawców według ceny może być trudne ze względu na różnice w projekcie programu, usługach, podejściu do cen, definicji użytkownika, sposobie dostarczania treści (online, offline) itd. Upewnij się, że rozumiesz w jaki sposób będziesz określać wyniki i co obejmuje cena, którą zapłacisz. Miej pewność, że porównujesz jabłka z jabłkami i zdajesz sobie sprawę z wszelkich dodatkowych kwestii cenowych, które mogą się pojawić. 

O co zapytać: 

• Przedstaw podstawowe ceny programu i określ uprawnienia (np. czy uwzględnisz małżonków, rodzinę i przyjaciół?). Upewnij się, że porównywane ceny są spójne i zapytaj, czy dostawca bierze odpowiedzialność za KPI np. gwarantuje zaangażowanie 
• Przedstaw czy program zawiera wycenę dodatkowych usług – zidentyfikuj obszary, którymi jesteś zainteresowany. Mogą to być np. oceny ryzyka zdrowotnego, coaching, wydarzenia na miejscu, telemedycyna, grupy zdrowia itp. 
• Zidentyfikuj wszystkie proponowane usługi i ich wpływ na ostateczną cenę na pracownika. 

Program Corporate Wellbeing – używanie metryk do określania wartości

Program Corporate Wellbeing to ważny element każdej firmy, więc teraz powinieneś zadać sobie ostatnie pytanie – jak bardzo możesz być pewien swojej inwestycji?

Inwestycje w dobrostan pracowników muszą być dokonywane z myślą o pożądanym zwrocie z inwestycji lub zysku. Istnieje szereg wskaźników, które stosują firmy – bardziej miękkich („Tak należy postępować”) i tych trudniejszych do uchwycenia (zwiększona produktywność, mniejsza rotacja, absencja, presenteeism  itp.). 

Rozwój strategii i ocena inwestycji wymagają znajomości z wyprzedzeniem wskaźników krytycznych dla sukcesu i uważnego śledzenia ich wyników. Odwiedziny strony programu, zaangażowanie i satysfakcja to ważne parametry. Tworzą podstawę, która potwierdzi opłacalność Twojej inwestycji. Warto również stosować twarde badania (np. Gallup EX Employee Engagement), porównując wyniki rok do roku. Z biegiem czasu poprawa dobrostanu pracowników i powiązane wskaźniki firmy pokażą podstawową wartość dobrze prowadzonego programu corporate wellbeing.