Sztuka skupienia się podczas pracy

Cyberloafing – jako rodzaj prokrastynacji

Pracownik w dzisiejszych czasach dysponuję możliwością całodobowego dostępu do internetu. W każdej chwili może wysyłać wiadomości, oglądać filmy, czy robić zakupy online. Cyberloafing oznacza korzystanie z internetu w godzinach pracy dla celów osobistych. Możemy spotkać się też z takimi określeniami jak: cyberslacking, cyberdeviancy, czy cyberbludging. Według badań pracownicy prokrastynują za pomocą internetu tracąc w ten sposób od trzech godzin tygodniowo do dwóch i półgodziny dziennie. Problemem wydaję się być odcięcie pracownika od rekreacyjnej części internetu, tak aby zachował on możliwość realizowania obowiązków zawodowych. Zwykłe blokowanie stron, czy konfiskowanie telefonu może okazać się nie tylko nieskuteczną próbą, ale może zapoczątkować poważny konfliktu. Chcąc lepiej zapanować nad tym odgałęzieniem prokrastynacji powinniśmy zacząć od poznania jego źródeł.

Badania pokazują, że to stres jest główną przyczyną cyberloafingu. Możemy dzięki temu zauważyć, że wymienianie się wiadomościami ze znajomymi, czy przeglądanie ofert w sieci są sposobem, aby ten stres wyregulować. Wiemy niestety, że ta metoda nie jest rozwiązaniem idealnym. Problem pojawia się, gdy czas spędzany na przerwach w internecie wydłuża się z kilku minut do kilkudziesięciu minut na godzinę. W tym drugim przypadku możemy domniemywać, że pracownik zmaga się z wyższym poziomem stresu. Dodatkowo ten usztywniony sposób radzenia sobie ze stresem prowadzi do spadku wydajności, kreatywności i zmniejszonej satysfakcji z pracy.

Cyberloafing jest traktowany jako działanie szkodzące ze względu na łamanie reguł organizacji firmy. Nie jest przestępstwem, ale pracodawca wiedzący o tym, że jego pracownik spędza dłuższy czas na przeglądaniu stron z zakupami raczej nie będzie zadowolony. Może to tworzyć dodatkowe problemy. Przykładowo wyobraźmy sobie sytuacje, gdy po popołudniowej przerwie kilka lub kilkanaście osób będzie oglądać filmy w wysokiej jakości, może to doprowadzić do osłabienia połączenia internetowego dla wszystkich pracowników w całej firmie. Oddając się długim godzinom na przeglądaniu facebooka, trudno nam jest później wstrzelić się w rytm pracy. Odwlekamy obowiązki, a na koniec dnia jesteśmy sfrustrowani, że wykonaliśmy mniejszy postęp, niż pierwotnie to sobie założyliśmy.

Mężczyźni spędzają średnio więcej czasu na przeglądaniu internetu, niż kobiety. Kobiety mają tendencje do odczuwania negatywnego wpływu cyberloafingu na ich pracę, natomiast mężczyźni deklarowali, że dzięki temu ich praca staję się ciekawsza i bardziej pozytywna.

Wydawać by się mogło, że cyberloafing to głównie działanie kontrproduktywne. Pomimo pierwszego wrażenia badania pokazują, że te krótsze przerwy w sieci, trwające od jednej do pięciu minut mają kilka ważnych pozytywnych aspektów, o których warto wspomnieć:

• Zwiększa kreatywność,
• Redukuję poziom stresu,
• Zwiększa wydajność – pracownik mimo, że poświęca mniej czasu na realizacje zadania, to po obniżeniu poziomu stresu działa skuteczniej,
• Zwiększa satysfakcje z pracy,
• Zmniejsza rotacje wewnętrzną pracowników.

Badacze wyjaśniali to na tej podstawie, że chwilowe odwiedzanie stron internetowych ma funkcję regulacyjną, tak jak niezobowiązująca rozmowa z przyjacielem z pracy.

Wnioski

Cyberloafing jest jednocześnie skutkiem obarczenia stresującymi obowiązkami pracownika, ale też i narzędziem pozwalającym ten stres regulować. Nic dziwnego, że tak wielu z nas z niego korzysta, skoro już tylko jedna minuta przeglądania facebooka między spotkaniami pozwala podładować naszą wewnętrzną baterie. Najważniejszą kwestią jest przyjrzenie się stresorom odpowiedzialnym za zapoczątkowanie prokrastynacji i wdrożeniu odpowiednich działań mogących je zminimalizować. Mogą to być dobre praktyki firmy, zadbanie o odpowiednie nawyki, czy też praca nad motywacją przy, której możemy się wspierać aplikacjami.

Inne spojrzenie

Prokrastynacja spełnia określone funkcje, ale czy to znaczy, że jest złem koniecznym? Poniżej przedstawiam krótki film o nieco innym spojrzeniu na to zjawisko.

Otoczenie sprzyjające nawykom

Życie to sztuka wyborów, a nawyki każdego dnia pomagają nam te wybory ukierunkować. Nic więc dziwnego jak ważne jest dla nas określenie i podtrzymywanie naszych nawyków. Gdy postanowimy zmienić nasze podejście przy codziennych obowiązkach, znaczący będzie wybór pomocnej strategii.

Jedną z takich strategii w budowaniu nawyków jest zadbanie o środowisko i umieszczenie sygnałów, które będą wywoływać chęć wykonania Twojego nowego nawyku. Często zapominamy, że oprócz zmiany swojego podejścia możemy zmieniać również przestrzeń, którą ten nawyk nam ułatwia. Im coś jest prostsze i bardziej dla nas dostępne, tym z większym prawdopodobieństwem to zrobimy.

Przykładowo:

• Jeśli postanowiłeś po przebudzeniu pić wodę, uszykuj ją sobie przy łóżku dnia poprzedniego
• Jeśli postanowiłeś, że jutro zajmiesz się dokumentami, umieść je w centralnym miejscu na swoim biurku

Najważniejszymi momentami przy budowaniu nawyków są porażki. Zakładamy sobie, że nasza droga z punktu A do punktu B będzie, krótka i prosta. Brakuję nam planu na ewentualne potknięcia i w przypadku doświadczenia porażki, często odchodzimy od naszych celów. Trzeba przygotować się na to, że droga do celu będzie momentami biegła poniżej linii naszych oczekiwań i powinniśmy w tych momentach być dla siebie wyrozumiali. Możesz wtedy zastanowić się nad swoją strategią, być może to ona wymaga zmiany. Don`t give up, get inspired!

Dobre praktyki firmy

Każda organizacja posiada swoje wewnętrzne praktyki funkcjonowania. Im bardziej zadbamy o prawidłową strukturę tych praktyk, tym nasze przedsiębiorstwo osiągnie większe korzyści. Dlaczego? Ponieważ te praktyki przekładają się na organizację zadań, produktywność pracowników oraz ich satysfakcję z pracy, a one z kolei mają przełożenie na wzrost całej firmy.

Poniżej przedstawiam 4 przykłady dobrych praktyk, które pozwalają usprawnić funkcjonowanie wszystkich jej członków wewnątrz firmy:

• Jasne i konkretne etyczne procedury w organizacji – pracodawca musi być konsekwentny w przestrzeganiu norm oraz sam musi je respektować. Co ważne procedury mogą być stale ulepszane w miarę rozwoju firmy.
• Wsparcie organizacyjne – pracownik musi mieć poczucie, że nie jest sam z tym problemem. Musi wiedzieć, że może liczyć na pomoc przy rozwiązaniu problemów, które może napotkać na każdym etapie realizacji swoich obowiązków.
• Dbanie aby pracownik pracował optymalnie – przekazane zadanie powinno być dla niego w pełni zrozumiałe oraz powinien mieć przestrzeń na zadawanie pytań. Im więcej szczegółów zostanie omówione już na samym początku pracy tym, w późniejszych etapach pojawi się mniej problemów.
• Wybaczanie błędów pracownikom – stosujemy feedback z konkretnymi informacjami, co pracownik zrobił dobrze, a co zrobił inaczej niż było w planie oraz jak powinien postąpić. Dzięki temu osoba zdobędzie wiedze na temat swojej pracy oraz będzie mogła wyprowadzić z niej wnioski i czegoś się dzięki temu nauczyć. Pozwoli to na wyeliminowanie błędów w przyszłości.

Motywacja – jak zmusić mózg do robienia ciężkich rzeczy?

Starając się być zaangażowanym w wyczerpujące zadania jesteśmy narażeni na rozpraszacze, które odciągną nas od wykonywania obowiązków. W takich sytuacjach dobrym rozwiązaniem mogą okazać się działania profilaktyczne, które zabezpieczą nas w trudnych momentach gdy zabraknie naszej wewnętrznej motywacji.

Skomponowałem listę 4 działań profilaktycznych zapobiegających prokrastynacji i wspierającą motywację w trudniejszych momentach:

• Zmiana sposobu myślenia – pomocne może okazać wejście w role innej osoby i spojrzenie na zadanie jeszcze raz. Przykładowo: jak postąpiłby mój przyjaciel czy szef.
• Podziel zadanie na mniejsze części – pozwala na łatwiejsze obliczenie czasu na realizacje całego zadania, dodatkowo oprócz działania motywującego lista mniejszych zadań sprawia, że będziemy pamiętać o wszystkich szczegółach
• Publiczna obietnica – publiczne zdeklarowanie się do zrealizowania zadania wpływa motywująco oraz łatwiej jest nam sięgnąć po pomoc w przypadku ewentualnych problemów. Możemy takie publiczne obietnice składać na spotkaniach w pracy.
• Cotygodniowe przypomnienia – oprócz samej funkcji motywacyjnej możemy dodatkowo monitorować, co tydzień postęp realizacji swojej pracy. Gdy same przypomnienia nie skutkują możemy spróbować zaangażować przełożonego lub bliską osobę, aby do niej przesyłać kolejne postępy w realizacji. Istnieje możliwość, aby to ona wysyłała e-maile z przypomnieniami.

4 skuteczne aplikację przy zwalczaniu cyberloafingu

Urządzenia z dostępem do internetu są jednymi z najczęstszych rozpraszaczy, przez który tracimy cenny czas potrzebny do realizacji naszych zadań. Na rynku istnieje szereg różnych aplikacji pomagających nam z cyberloafingiem. Poniżej przedstawiam swoją listę, zawierającą według mnie 4 najskuteczniejsze aplikacje do zwalczania prokrastynacji w sieci:

• Forest – Połączenie zamiłowania do ekologii i niezbędna pomoc przy koncentracji nad projektem. Uruchamiając aplikację zbieramy monety, dzięki którym sadzimy nasiono, z którego wyrasta drzewo. Jeśli jednak oprzemy się pokusie i sięgniemy po telefon, wyrastanie drzewa zostanie przerwane. Forest oferuję dobry sposób na wyrabianie nawyku. Aplikacja jest jednorazowo płatna 18,99zł w wersji IOS, natomiast dla użytkowników telefonów z systemem Android jest darmowa. Dodatkowo funkcja premium pozwala zebrane monety wymienić na prawdziwe sadzonki drzew.
• Freedom – Bezpłatna aplikacja, która skupia się na synchronizacji naszych kont w celu zablokowania dostępu do określonych witryn na każdym urządzeniu jak Youtube, Facebook etc. Freedom posiada również opcję przełączenia w tryb offline, aby całkowicie odciąć nas od internetu. Dostępna w wersji IOS i Android.
• Focus To Do – inspirowana techniką pomodoro aplikacja, która oprócz nagradzania za realizacje zadań, pozwala również synchronizować nasze konto na wielu urządzeniach. Ustawiamy ile czasu chcemy poświęcić się pracy, uwzględniając przerwy i od razu, możemy przystąpić do nauki, czy pracy. Oprócz czasomierza aplikacja ma wbudowany organizer z listą rzeczy do zrobienia, posiada możliwość śledzenia statystyk czy ustawienia przypomnień. Wielofunkcyjna i bezpłatna aplikacja na urządzenia z systemem IOS, Android oraz Windows.
• Take a Five – Jednym z głównych problemów, przy robieniu sobie nawet krótkiej przerwy na przeglądaniu Facebooka, Instagrama, czy Twittera jest brak możliwości dojścia do końca. Nie zobaczymy ostatniego posta, zdjęcia czy Tweeta, ponieważ algorytm podsuwa nam kolejne porcję informacji. Strona www.takeafive.com pozwala ustalić ramy czasowe przeglądania przez nas mediów internetowych. Całkowicie za darmo i bez zakładania konta. Najpierw wybieramy długość przerwy, a następnie stronę, na której spędzimy tę przerwę. Gdy czas dobiegnie końca strona zostanie automatycznie zamknięta, a Ty dzięki temu dostaniesz znak, że pora wrócić do pracy.

Podane ceny pochodzą z marca 2022 roku.