Zastanów się, na co przeznaczasz czas.
Wyobraź sobie, że ktoś obserwuje Cię cały dzień i spisuje co robisz w konkretnych godzinach dnia. Co zapisała ta osoba? Na co poświęcasz najwięcej czasu? W ten sposób zauważysz, że pewne rzeczy można było zorganizować inaczej.
Jaki masz chronotyp snu?
Już o tym wspomnieliśmy, ale warto plan dnia dostosować do swojego chronotypu snu. W praktyce to oznacza, żebyśmy dostosowali swój zamierzenia do tego jak działa nasz organizm. Polecamy do tego np. ten artykuł z Buisness Insider. Są różne testy online, które mogą Ci w tym pomóc (choć może nie ten z Samych Quizów).
Dlaczego robię to, co robię teraz?
To jest kolejne pytanie, które z kolei prowadzi do pewnej samoświadomości. Dlaczego od dwudziestu minut scrolluję po Instagramie i Facebooku? Wyobraź sobie, że odpowiedź brzmi: nie chce mi się robić tego raportu do pracy. I to już wskazuje pewien problem, co prowadzi do poszukiwania rozwiązania. Może nudny raport w Wordzie można zrobić w formie graficznej? A może podczas takiego zadania, nie wykorzystujesz swojej kreatywności? A co jeśli problem leży gdzieś indziej i potrzebna jest konsultacja z specjalistą?
Deleguj mądrze i kiedy tylko jest to możliwe.
Oczywiście nie chodzi o wysługiwanie się innymi. Ale pewne zadania mogą być dla Ciebie za proste. Albo za trudne. Albo nieodpowiadające Twoim predyspozycjom. W takim wypadku warto zastanowić się, czy tego zadania nie lepiej oddać komuś innemu. Tobie pozwoli to na skupienie się na czymś dla Ciebie ciekawszym, a tej osobie rozwinąć skrzydła w swojej dziedzinie.
Pamiętaj o wynikach.
Wrócisz do domu (albo zamkniesz laptop). Siądziesz na kanapie (my raczej polecamy rowerek albo spacer). I poczujesz wielkie zmęczenie. Dzień minął. Był bardzo produktywny i bardzo wymagający. I pojawi się pytanie: na czym mi tak zleciał dzień? To pytanie, którego nie można zostawić bez odpowiedzi. Zrób listę tego co udało się zrobić. Zastanów czy można było to zrobić inaczej. A może po prostu doceń siebie, bo naprawdę nawet jeśli nie udało osiągnąć wszystkich celów, to był max Twoich możliwości.
Słowem wprowadzenia: dlaczego Pomodoro działa?
Zacznijmy od przypomnienia, że, że prokrastynacja ma niewiele wspólnego z lenistwem lub brakiem samokontroli. Odkładamy rzeczy na później, by uniknąć negatywnych uczuć. Na szczęście badania ujawniły również skuteczny sposób na wyrwanie się z tego cyklu: zmniejsz to, co odkładasz, do małego, niezastraszającego pierwszego kroku.
I tak też działa technika Pomodoro: podziel swoje duże zadania, projekty lub cele na coś, co musisz zrobić tylko przez następne 25 minut. Sprawia, że jest się skupionym na jednej następnej rzeczy, którą musisz zrobić.
A teraz: co może Ci pomóc w organizacji Twojego dnia?
- Focus Booster
Focus Booster to aplikacja, która wykorzystuje wyżej wspomnianą metodę Pomodoro. Możesz śledzić 20 sesji Pomodoro miesięcznie, co daje około 83 godzin śledzenia czasu miesięcznie.
- Evernote
Narzędzie zwiększające produktywność, które pozwala uchwycić wszystkie pomysły, myśli i obrazy na wiele różnych sposobów (np. za pomocą głosu, notatek lub obrazów). Możesz nawet nagrywać spotkania, wywiady, przemówienia i pomysły, tworzyć listy, dodawać załączniki głosowe lub tekstowe oraz udostępniać pliki znajomym.
- Remember The Milk
Pomaga z zarządzaniem wszystkim, co musisz zrobić. Szczególnie jeśli pracujesz z wieloma różnymi urządzeniami. Jest kompatybilne z telefonem komórkowym, komputerem, Gmailem, Outlookiem itp. i pozwala synchronizować wszystkie urządzenia w celu łatwiejszego zarządzania czasem. Ta aplikacja pomoże Ci łatwo zarządzać zadaniami i przypomni Ci o nich – gdziekolwiek jesteś. Możesz udostępniać zadania i listy innym, dzięki czemu jest to również świetne narzędzie dla zespołów.
A, no i możesz integrować ją z Evernote.
- Focus Keeper
Ponownie aplikacja, która jest oparta na zasadach Pomodoro. Jest skierowana do osób, które mają tendencję do odwlekania i często czują się przytłoczone zadaniami. Posiada prosty, wydajny interfejs użytkownika, który można łatwo dostosować do własnych potrzeb.
- Asana
Asana to chyba najbardziej znana aplikacja do organizacji czasu. Pomaga zespołom koordynować ich pracę, od małych projektów po strategiczne inicjatywy.
- Todoist
Todoist to bezpłatna aplikacja do zarządzania zadaniami z kilkoma płatnymi funkcjami, przeznaczona dla różnych typów projektów. Zapewnia przypomnienia o wszystkich czynnościach na liście i działa na wszystkich urządzeniach, nawet gdy jesteś offline. Aplikacja ułatwia tworzenie i organizowanie zadań, nadawanie im priorytetów, ustalanie i zmianę terminów oraz wyznaczanie celów projektu. Możesz także śledzić swoje postępy dzięki funkcjom pomiaru i raportowania aplikacji, a także delegować zadania innym.
Źródła:
https://skillpath.com/blog/the-10-golden-rules-of-time-management
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/best-time-management-apps
https://www.lifehack.org/articles/technology/top-15-time-management-apps-and-tools.html
