W każdej organizacji zdarzają się sytuacje, które wymagają interwencji ze strony pracodawcy lub przełożonych w celu uregulowania konfliktów bądź też niesatysfakcjonującego zachowania pracownika. W takich przypadkach narzędziem, które może okazać się niezbędne, jest notatka służbowa. W tym artykule omówimy, czym jest notatka służbowa, jak ją sporządzić, jakie są jej rodzaje oraz jakie są podstawy prawne związane z jej stosowaniem.
Czym jest notatka służbowa?
Notatka służbowa to oficjalny dokument wydawany przez pracodawcę lub przełożonego w celu udokumentowania incydentu, lub zachowania pracownika, które jest sprzeczne z normami obowiązującymi w miejscu pracy. Ma ona charakter pouczający i dyscyplinujący. Notatka służbowa jest narzędziem służącym do utrzymywania porządku i dyscypliny w firmie.
Jeśli jakiś pracownik zbyt często otrzymuje notatki, możliwe, że jego kwalifikacje są niewystarczające do zajmowanej przez niego pozycji. Tak czasami się zdarza i to jest normalne. W takim przypadku warto zaproponować mu poszukiwanie innych, bardziej odpowiednich ofert pracy, które można znaleźć na portalu Jooble. Dzięki bogatej ofercie z różnych branż i lokalizacji, Jooble ułatwia znalezienie idealnej posady. Wystarczy wpisać w tej wyszukiwarce region, w którym szukasz propozycje, np. Praca w Bydgoszczy – i odnaleźć nowe możliwości rozwoju kariery.
Kiedy sporządza się notatkę służbową?
Notatka służbowa może być sporządzona w różnych sytuacjach, takich jak:
- Złe zachowanie pracownika — gdy pracownik zachowuje się w sposób nieodpowiedni w miejscu pracy, na przykład wykazuje agresję wobec współpracowników, stosuje nieodpowiedni język lub narusza zasady bezpieczeństwa.
- Naruszenie regulaminu pracy – kiedy pracownik nie przestrzega obowiązujących w firmie zasad i regulaminów, notatka służbowa może zostać użyta jako narzędzie do uregulowania sytuacji.
- Niskie osiągnięcia lub niesatysfakcjonująca wydajność – jeśli pracownik nie spełnia oczekiwań lub osiąga słabe wyniki, notatka służbowa może zostać użyta jako forma ostrzeżenia.
- Konflikty między pracownikami – w sytuacjach, gdy dochodzi do konfliktów między pracownikami, notatka służbowa może być narzędziem do zarejestrowania incydentu i jego rozwiązania.
Jak sporządzić notatkę służbową?
Krok 1: Zbieranie informacji
Przed rozpoczęciem sporządzania notatki służbowej należy zebrać wszelkie informacje dotyczące incydentu lub zachowania pracownika. Mogą one obejmować relacje świadków, dokumentację, nagrania lub inne dowody.
Krok 2: Określenie celu notatki
Notatka służbowa powinna mieć jasno określony cel. Pracodawca lub przełożony powinien ustalić, co chce osiągnąć poprzez wydanie tej notatki, na przykład pouczenie pracownika, udokumentowanie incydentu lub zarejestrowanie naruszenia regulaminu.
Krok 3: Sporządzenie notatki
Notatka służbowa powinna zawierać następujące informacje:
- Data i miejsce zdarzenia.
- Dane pracownika, wobec którego notatka jest wystawiana.
- Opis zachowania lub incydentu.
- Informacje o świadkach, jeśli są dostępni.
- Określenie konsekwencji lub działań podjętych w związku z notatką.
Krok 4: Ocena i działania
Przedstawiona notatka powinna być oceniona przez przełożonego lub dział HR, a następnie podjęte zostają odpowiednie działania, takie jak rozmowa z pracownikiem, udzielenie ostrzeżenia lub podjęcie innych kroków, które wynikają z celu notatki.
Rodzaje notatek służbowych
W zależności od sytuacji istnieje kilka rodzajów notatek służbowych, takich jak:
- Notatka służbowa za złe zachowanie pracownika – jest to notatka wystawiana w sytuacjach, gdy pracownik zachowuje się nieodpowiednio w miejscu pracy.
- Notatka służbowa na temat zachowania pracownika – ta notatka może dotyczyć ogólnego zachowania pracownika, które wymaga korekty lub uwagi.
- Notatka służbowa z rozmowy z pracownikiem – często notatka służbowa jest wynikiem rozmowy z pracownikiem, podczas której omawiane są pewne kwestie lub problemy.
- Notatka dyscyplinująca – to bardziej formalna notatka, która może prowadzić do poważniejszych konsekwencji, jeśli pracownik nie dostosuje się do poleceń lub zaleceń w niej zawartych.
Wzór notatki służbowej
Poniżej znajduje się przykład wzoru notatki służbowej:
**[Nazwa Firmy]**
**[Adres Firmy]**
**[Data]**
**NOTATKA SŁUŻBOWA**
W związku z incydentem/zachowaniem pracownika o imieniu i nazwisku [imię i nazwisko pracownika], pracującego na stanowisku [stanowisko], notatka służbowa zostaje wystawiona zgodnie z obowiązującymi procedurami firmy.
**Opis Incydentu/Zachowania:**
[Tutaj opisujemy dokładnie, co miało miejsce, uwzględniając datę, miejsce oraz inne szczegóły.]
**Świadkowie:**
[Tutaj wymieniamy świadków, jeśli są dostępni, oraz ich zeznania.]
**Konsekwencje:**
[Tutaj określamy, jakie konsekwencje będą wynikać z tej notatki, na przykład konieczność przeprowadzenia rozmowy z pracownikiem lub udzielenie ostrzeżenia.]
**Podstawa Prawna:**
[Tutaj można wymienić odpowiednie artykuły regulaminu pracy lub przepisy prawa, na których opiera się notatka.]
**Podpis Przełożonego lub HR:**
………………………………………..
[Podpis]
[Imię i Nazwisko Przełożonego lub Osoby z Działu HR]
Jak zapobiegać niesubordynacji pracowników?
Zapobieganie niesubordynacji pracowników jest istotne dla utrzymania efektywnego środowiska pracy i zapewnienia, że zadania są wykonywane zgodnie z planem. Oto kilka strategii, które mogą pomóc w zapobieganiu niesubordynacji pracowników:
- Jasne komunikowanie oczekiwań – upewnij się, że pracownicy są dobrze poinformowani o swoich obowiązkach, rolach i celach. Jasne komunikowanie oczekiwań pomaga uniknąć nieporozumień i dezorientacji.
- Określenie celów i priorytetów – wspólnie z pracownikami określ cele i priorytety ich pracy. Dzięki temu pracownicy będą mieli jasny obraz tego, co jest najważniejsze i jakie cele mają osiągnąć.
- Dostarczanie szkoleń i rozwoju – inwestowanie w rozwój pracowników może pomóc w zwiększeniu ich kompetencji i pewności siebie. Pracownicy, którzy czują się kompetentni, podchodzą do swoim zadań bardziej profesjonalniej.
- Zarządzanie konfliktami — konflikty w miejscu pracy mogą prowadzić do niesubordynacji. Zadbaj o to, aby konflikty były rozwiązywane na bieżąco, a pracownicy mieli dostęp do mechanizmów rozwiązywania sporów.
- Dostępność pomocy i wsparcia — udzielaj pracownikom wsparcia w razie potrzeby. Możesz to osiągnąć przy pomocy odpowiednio dobranego nowoczesnego systemu benefitów, które zadbają o indywidualne potrzeby każdego członka zespołu.
- Działania wspomagające integrację – współpraca i zespołowość w miejscu pracy mogą pomóc w zapobieganiu niesubordynacji. Organizowanie wydarzeń integracyjnych i promowanie atmosfery wzajemnego wsparcia może być korzystne.
Pamiętaj, że każda sytuacja jest inna, więc podejście do zapobiegania niesubordynacji powinno być dostosowane do konkretnej organizacji i jej kontekstu. Kluczem jest regularna komunikacja, wsparcie dla pracowników i rozwiązywanie problemów na bieżąco.
Podsumowanie
Notatka służbowa jest ważnym narzędziem w zarządzaniu personelem i utrzymywaniu dyscypliny w miejscu pracy. Sporządzana jest w różnych sytuacjach, takich jak złe zachowanie pracownika, naruszenie regulaminu pracy lub niskie osiągnięcia. Warto pamiętać o jej rzetelnym i obiektywnym sporządzeniu oraz o zachowaniu zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulaminem firmy. Dzięki notatkom służbowym pracodawcy mogą utrzymać porządek i efektywność w firmie, a pracownicy mają jasno określone oczekiwania i konsekwencje swojego zachowania.
