Co wpływa na Twoją produktywność?

Pojęcie ,,produktywność” często rozumiane jest jako ,,robienie dużej ilości rzeczy”. 

Czy jest to jednak właściwa definicja? Jaki jest sens wykonywania dużej ilości obowiązków, jeśli wykonujemy je niechlujnie, żeby zrobić je w jak najkrótszym czasie? Produktywność to coś więcej niż duży przerób. Produktywność to dowożenie zadań na czas, które w dodatku są dobre jakościowo. Czy można na nią wpłynąć?

Dlaczego warto być produktywnym?

Produktywność niesie za sobą wiele pozytywnych aspektów. Jeżeli dobrze gospodarujemy czasem, w którym wykonujemy powierzone zadania, na koniec dnia mamy go więcej dla siebie. Mało tego, planując, jak się będzie spędzało czas, możemy nakreślić sobie priorytety. Co wymaga większego skupienia i większej ilości czasu? Czym powinienem zająć się w pierwszej kolejności? Takie pytania zadaje sobie osoba produktywna, która chce wykorzystać dzień, najlepiej jak się da, bez marnowania czasu. Dzięki planowaniu możemy sobie pozwolić na odstępstwa — tzn. Wiem, że mogę pewnego dnia zachorować, lub będę chciał odpocząć, więc już teraz zrobię zadanie, które miałem zrobić jutro, żeby być do przodu i pozwolić sobie na ewentualny dzień wolnego, jeśli będę tego potrzebował i nie będzie miało to wpływu na moje wyniki. Bycie produktywnym, a więc dobre planowanie i zarządzanie swoim czasem, przekłada się na większą ilość wolnego czasu, bycie szczęśliwszym i mniej zestresowanym. Według danych z Eurostatu, w ubiegłym roku przeciętny Polak pracował z produktywnością na poziomie 66,3 proc. średniej unijnej z uwzględnieniem przepracowanych godzin. Dla porównania Niemiec wykonywał w ciągu godziny pracę na poziomie około 122,4 proc. średniej unijnej. Wniosek nasuwa się sam — nad produktywnością można pracować — nie zależy ona od narodowości a od determinacji i chęci do zmian.

Jak być bardziej produktywnym?

Jak pokazują statystyki, większość z nas ma z tym problem. Ogromną zasługę ma w tym otaczający nas świat. Technologia, a więc digitalizacja idzie do przodu, czyniąc nas niejako uzależnionymi od urządzeń. Czy ktoś z nas używa jeszcze mapy? Korzysta z rozkładów jazdy? Pisze listy? Nie. Wszystko znajdziemy w telefonie. I to właśnie one działają niekiedy na naszą niekorzyść. Zawsze, gdy dostajemy powiadomienie na telefon (np. przypomnienie o spotkaniu, wiadomość na komunikatorze, powiadomienie z Facebooka o czyichś urodzinach), odrywamy się od aktualnie wykonywanej czynności.

Czy istnieją sposoby na poprawę swojej produktywności? Odpowiedź brzmi tak.

1. Pomyśl o tym, jak będzie wyglądał Twój kolejny dzień
   
   Planowanie to klucz do sukcesu. Zamiast przeglądać wieczorem social media, zaplanuj swój jutrzejszy dzień — o której godzinie wstaniesz, jakie są najważniejsze zadania do wykonania, mniej ważne rzeczy, pozostałe obowiązki, czas wolny. Stwórz checklistę, za pomocą której będziesz mógł odhaczyć, co udało Ci się zrobić, a co należy przełożyć na kolejny dzień.
   
2. Skorzystaj z metody SMART
   
   Wyznacz swoje cele, postępując zgodnie z metodą SMART.
   
   S – Specific — Bądź konkretny, postaw jasny cel (np. Zamiast mówić: jutro zapłacę rachunki, powiedz sobie, zapłacę rachunki jutro o godzinie 12:00).

M – Measurable — Ustaw cel, który będzie mógł być mierzalny, postępy muszą być zauważalne, abyś nie tracił motywacji.

A – Acceptable — Zastanów się, czy na pewno pragniesz osiągnąć cel.

R – Realistic — Pomyśl o tym, czy cel jest realny do osiągnięcia, jeśli jest trudny do osiągnięcia, możesz się szybko zniechęcić, nie widząc postępów.

T – Timed — Ustaw ramy czasowe (Np. do końca tygodnia skończę czytać książkę)

Stosując powyższą metodę, istnieje większe prawdopodobieństwo, że uda Ci się zrealizować cel.

3. Unikaj rozpraszaczy
   
   Najlepsze efekty osiągamy w stanie deep worku — czyli pracy głębokiej. Oznacza to, że jesteśmy bardzo skupieni na tym, co robimy. Gdy na urządzenia przychodzą nam powiadomienia, automatycznie odrywamy się od procesu, nad którym pracujemy, aby sprawdzić, co dostaliśmy. Jeśli naprawdę zależy nam na efektywności, wyłączmy powiadomienia. Warto również zastanowić się nad zainstalowaniem wtyczki, która na czas pracy zablokuje powiadomienia.

4. Nie wykonuj paru zadań na raz
   
   Multitasking nie jest najlepszą metodą podczas pracy nad zadaniem. Jest to przypadek podobny do powiadomień. Nie skupiamy się porządnie na jednym zadaniu, a na kilku, co skutkuje średnimi efektami w każdym z nich. Ponadto przełączanie się z jednego zadania na drugie, sprawia, że jesteśmy bardziej zmęczeni.

5. Skup się na najważniejszym zadaniu
   
   Na pierwszy ogień zajmij się zadaniem o najwyższym priorytecie. Najlepszy czas skupienia mamy rano. Dobrym pomysłem jest usiąść do zadania między godziną 8:00 a 11:00. Później zrób sobie przerwę, idź na spacer, zrób sobie kawę, poczytaj coś lub zjedz lunch. Po chwili wytchnienia wróć do głównego zadania, a jeśli udało Ci się je skończyć, usiądź do tych o niższym priorytecie.

6. Nagradzaj się za wykonane zadania
   
   Często jako nagrodę za dobrze wykonaną pracę, uznajemy premię. Zdarza się jednak, że nie zawsze ją dostaniemy. Nie powinno nas to zrażać. Dobrym motywatorem może być miłe słowo od współpracowników lub szefa. Jeśli takowego nie usłyszymy, postarajmy się zrobić coś dla siebie — zrobić coś, o czym od dawna marzyliśmy, pojechać gdzieś, pójść na dobry obiad z przyjaciółmi. 

Podsumowanie

Na bycie bardziej produktywnym jest recepta. Ludzie nie rodzą się produktywni. Produktywność nie jest cechą charakteru a bardziej umiejętnością, która może być wyszlifowana. Produktywność nie jest ,,wykonywaniem dużej ilości obowiązków a krótkim czasie” a raczej planowaniem w taki sposób, aby wszystkie ważne rzeczy dowożone były z jak najlepszym wynikiem, możliwej najlepszej jakości. Postaraj się, aby nic Cię nie rozpraszało, ponieważ jest to pierwsza rzecz, która wpływa na Twoją efektywność.